Проформа-інвойс чи комерційний інвойс: що підписувати, що перевіряти

Проформа-інвойс (proforma invoice) — це попередня комерційна пропозиція продавця: ціна, специфікація та умови постачання до початку виробництва і до оплати. Комерційний інвойс (commercial invoice) — офіційний документ на вже відвантажений товар, який слугує підставою для митного оформлення та бухгалтерського обліку. Плутанина між ними — не термінологічна дрібниця: саме на стику цих двох документів найчастіше втрачають гроші — платять не на той рахунок, потрапляють на невідповідність сум в акредитиві або отримують простій вантажу на митниці через розбіжності.

Нижче — що підписувати на кожному етапі угоди, що звіряти перед оплатою і перед розмитненням та в яких саме точках закупівельники реально втрачають гроші.

Проформа-інвойс: що це і коли він потрібен

Проформу надсилає фабрика у відповідь на запит або після узгодження специфікації — до того, як щось вироблено. Це не бухгалтерський документ і не фінансове зобовʼязання в строгому сенсі, а зафіксована на папері пропозиція з ціною, умовами Інкотермс, терміном дії (зазвичай 7–15 днів) і банківськими реквізитами для оплати.

Проформа потрібна в трьох ситуаціях:

• Для переказу авансу. Банк вимагає підставу для міжнародного платежу — проформа з сумою, реквізитами і призначенням платежу виконує цю роль.
• Для відкриття акредитива (L/C). Умови акредитива формулюються на основі цифр із проформи — ціна, кількість, умови постачання.
• Для попереднього розрахунку бюджету і мита. За проформою можна оцінити реальну вартість з доставкою та митницею ще до того, як гроші пішли.

Проформа може змінюватися кілька разів у процесі переговорів — це нормально, вона не фінальна. Фінальною вона стає лише тоді, коли обидві сторони підтвердили цифри і на її основі оформлено договір або надіслано платіж.

Комерційний інвойс: що це і коли його виставляють

Комерційний інвойс фабрика виставляє на фактично вироблену і відвантажену партію — після інспекції, перед або в момент завантаження в контейнер. На відміну від проформи, це офіційний товаросупровідний документ: він іде в комплекті з пакувальним листом і коносаментом, і саме за ним митниця визначає митну вартість партії.

Обовʼязкові елементи комерційного інвойсу:

• номер і дата документа, унікальні для цього відвантаження;
• повна назва і реквізити продавця та покупця, що збігаються з контрактом;
• точний опис товару, кількість і ціна за одиницю — що збігаються з пакувальним листом;
• умови Інкотермс із зазначенням міста/порту (наприклад, FOB Ningbo);
• загальна сума і валюта угоди;
• офіційна печатка компанії-відправника (company chop) — без неї документ на практиці не приймають ні банк, ні митниця.

Чим проформа відрізняється від комерційного інвойсу

Що перевіряти в проформі перед оплатою авансу

• Юридична назва і банківські реквізити мають збігатися з бізнес-ліцензією фабрики і з договором — не з особистим рахунком менеджера. Це головна точка ризику для безпечної оплати в Китай: шахраї підміняють реквізити саме в листуванні навколо проформи, надсилаючи «оновлений» рахунок від імені менеджера зі зламаної пошти.
• Умови Інкотермс вказані конкретно — FOB з портом, а не голе «FOB» без міста: від цього залежить, що вже включено в ціну, а що додасться зверху.
• Ціна за одиницю × кількість = підсумкова сума — арифметична помилка в проформі нерідко «переїжджає» і у фінальний інвойс, якщо її не спіймати одразу.
• Термін дії ціни — валюта проформи і термін, на який вона актуальна: ціни на сировину і фрахт змінюються, і фабрика вправі перерахувати проформу після закінчення терміну.
• Графік оплати прописаний явно — типова схема 30% аванс / 70% після інспекції перед відвантаженням має бути зафіксована в проформі тими самими цифрами, що й у договорі.

Що перевіряти в комерційному інвойсі перед розмитненням

• Повна відповідність Packing List — кількість місць, вага, обʼєм. Розбіжність у вазі чи числі коробок — часта причина, через яку митниця зупиняє вантаж на додатковий огляд.
• Реальна, а не занижена вартість. Вартість в інвойсі — основа для розрахунку мита і ПДВ; вона також обмежує страхове відшкодування при пошкодженні вантажу в дорозі — занижена «для економії» цифра вдарить по вас же, якщо станеться страховий випадок.
• Умови Інкотермс збігаються з контрактом і проформою. Розбіжність (наприклад, у проформі був FOB, а у фінальному інвойсі раптово EXW) змінює структуру витрат і може означати, що частина логістики, яку мав закрити продавець, лягла на вас без попередження.
• HS-код вказано або хоча б опис товару достатньо точний, щоб ваш брокер міг сам визначити коректний код — китайський постачальник часто пише код за власною, китайською, номенклатурою, яка не збігається з УКТ ЗЕД чи HS-кодом у країні призначення.
• Печатка компанії-відправника і коректні реквізити обох сторін — без цього документ можна оспорити як підставу для розмитнення.

Кейс: як розбіжність у $400 зупинила вантаж на два тижні

Імпортер з ОАЕ замовив партію освітлення на $18 000 на умовах FOB Гуанчжоу. У проформі, за якою було переказано аванс, значилася саме ця сума й умова FOB. Коли настав час відвантаження, фабрика надіслала комерційний інвойс на $17 600 — на $400 менше, пояснивши це «знижкою за своєчасну оплату залишку», яку ніхто не обговорював і не фіксував у листуванні.

Проблема виявилася не в самій знижці, а в тому, що банк покупця, у якого була відкрита акредитивна лінія під початкову суму, відмовився приймати документи через невідповідність умовам L/C — за правилами UCP 600 банк зобовʼязаний відхилити документи за будь-якої розбіжності, якою б «вигідною» вона не здавалася. Вантаж простояв у порту відправлення два тижні, поки сторони переоформлювали інвойс і заново узгоджували документи з банком — підсумкова затримка і демередж коштували дорожче, ніж сама «знижка».

Де на цьому втрачають гроші

1. Підміна банківських реквізитів у листуванні навколо проформи — найдорожча помилка, гроші йдуть шахраю безповоротно. Перевіряйте зміну реквізитів лише окремим каналом звʼязку.
2. Розбіжність цифр між проформою (під яку відкрито акредитив) і фінальним інвойсом — банк за правилами документарних акредитивів відхиляє платіж за будь-якої невідповідності, навіть на вашу користь.
3. Занижена вартість в інвойсі — економія на миті обертається донарахуванням, штрафом і потраплянням у групу ризику на митниці.
4. Невідповідність Інкотермс між проформою і фінальним інвойсом — частина логістики, на яку ви не розраховували, лягає на вас уже після відвантаження.
5. Інвойс без печатки компанії або з реквізитами, що не збігаються з бізнес-ліцензією — банк чи митниця не приймають документ, відвантаження зависає.

Проформа та інвойс під контролем Dream View

Dream View працює як закупівельний агент із фіксованою комісією 10% від вартості замовлення: ми звіряємо проформу з договором до переказу авансу, перевіряємо реквізити фабрики за офіційною бізнес-ліцензією і стежимо, щоб фінальний комерційний інвойс до останньої цифри збігався з Packing List та умовами Інкотермс перед відвантаженням.

Отримали від фабрики проформу і не впевнені, що в ній усе коректно? Надішліть документ на orders@dreamviewchina.com або в Telegram t.me/dreamviewchina — безкоштовно перевіримо цифри, реквізити й умови до того, як ви переказали гроші.