Проформа-инвойс или коммерческий инвойс: что подписывать, что проверять

Проформа-инвойс (proforma invoice) — это предварительное коммерческое предложение продавца: цена, спецификация и условия поставки до начала производства и до оплаты. Коммерческий инвойс (commercial invoice) — официальный документ на уже отгруженный товар, который служит основанием для таможенного оформления и бухгалтерского учёта. Путаница между ними — не терминологическая мелочь: именно на стыке этих двух документов чаще всего теряют деньги — платят не на тот счёт, попадают на несовпадение сумм в аккредитиве или получают простой груза на таможне из-за расхождений.

Ниже — что подписывать на каждом этапе сделки, что сверять перед оплатой и перед растаможкой и в каких именно точках закупщики реально теряют деньги.

Проформа-инвойс: что это и когда он нужен

Проформу присылает фабрика в ответ на запрос или после согласования спецификации — до того, как что-либо произведено. Это не бухгалтерский документ и не финансовое обязательство в строгом смысле, а зафиксированное на бумаге предложение с ценой, условиями Инкотермс, сроком действия (обычно 7–15 дней) и банковскими реквизитами для оплаты.

Проформа нужна в трёх ситуациях:

• Для перевода аванса. Банк требует основание для международного платежа — проформа с суммой, реквизитами и назначением платежа выполняет эту роль.
• Для открытия аккредитива (L/C). Условия аккредитива формулируются на основе цифр из проформы — цена, количество, условия поставки.
• Для предварительного расчёта бюджета и пошлин. По проформе можно оценить реальную стоимость с доставкой и таможней ещё до того, как деньги ушли.

Проформа может меняться несколько раз в процессе переговоров — это нормально, она не финальна. Финальной она становится только тогда, когда обе стороны подтвердили цифры и на её основе оформлен договор или отправлен платёж.

Коммерческий инвойс: что это и когда его выставляют

Коммерческий инвойс фабрика выставляет на фактически произведённую и отгруженную партию — после инспекции, перед или в момент погрузки в контейнер. В отличие от проформы, это официальный товаросопроводительный документ: он идёт в комплекте с упаковочным листом и коносаментом, и именно по нему таможня определяет таможенную стоимость партии.

Обязательные элементы коммерческого инвойса:

• номер и дата документа, уникальные для этой отгрузки;
• полное наименование и реквизиты продавца и покупателя, совпадающие с контрактом;
• точное описание товара, количество и цена за единицу — совпадающие с упаковочным листом;
• условия Инкотермс с указанием города/порта (например, FOB Ningbo);
• общая сумма и валюта сделки;
• официальная печать компании-отправителя (company chop) — без неё документ на практике не принимают ни банк, ни таможня.

Чем проформа отличается от коммерческого инвойса

Что проверять в проформе перед оплатой аванса

• Юридическое название и банковские реквизиты должны совпадать с бизнес-лицензией фабрики и с договором — не с личным счётом менеджера. Это главная точка риска для безопасной оплаты в Китай: мошенники подменяют реквизиты именно в переписке вокруг проформы, присылая «обновлённый» счёт от имени менеджера со взломанной почты.
• Условия Инкотермс указаны конкретно — FOB с портом, а не голое «FOB» без города: от этого зависит, что уже включено в цену, а что добавится сверху.
• Цена за единицу × количество = итоговая сумма — арифметическая ошибка в проформе нередко «переезжает» и в финальный инвойс, если её не поймать сразу.
• Срок действия цены — валюта проформы и срок, на который она актуальна: цены на сырьё и фрахт меняются, и фабрика вправе пересчитать проформу после истечения срока.
• График оплаты прописан явно — типовая схема 30% аванс / 70% после инспекции перед отгрузкой должна быть зафиксирована в проформе теми же цифрами, что и в договоре.

Что проверять в коммерческом инвойсе перед растаможкой

• Полное совпадение с Packing List — количество мест, вес, объём. Расхождение в весе или числе коробок — частая причина, по которой таможня останавливает груз на дополнительный досмотр.
• Реальная, а не заниженная стоимость. Стоимость в инвойсе — основа для расчёта пошлины и НДС; она также ограничивает страховое возмещение при повреждении груза в пути — заниженная «для экономии» цифра ударит по вам же, если случится страховой случай.
• Условия Инкотермс совпадают с контрактом и проформой. Расхождение (например, в проформе был FOB, а в финальном инвойсе внезапно EXW) меняет структуру расходов и может означать, что часть логистики, которую должен был закрыть продавец, легла на вас без предупреждения.
• HS-код указан или хотя бы описание товара достаточно точное, чтобы ваш брокер мог сам определить корректный код — китайский поставщик часто пишет код по собственной, китайской, номенклатуре, который не совпадает с ТН ВЭД или HS-кодом в стране назначения.
• Печать компании-отправителя и корректные реквизиты обеих сторон — без этого документ можно оспорить как основание для растаможки.

Кейс: как расхождение в $400 остановило груз на две недели

Импортёр из ОАЭ заказал партию освещения на $18 000 на условиях FOB Гуанчжоу. В проформе, по которой был переведён аванс, значилась именно эта сумма и условие FOB. Когда пришло время отгрузки, фабрика прислала коммерческий инвойс на $17 600 — на $400 меньше, объяснив это «скидкой за своевременную оплату остатка», которую никто не обсуждал и не фиксировал в переписке.

Проблема оказалась не в самой скидке, а в том, что банк покупателя, у которого была открыта аккредитивная линия под первоначальную сумму, отказался принимать документы из-за несовпадения с условиями L/C — по правилам UCP 600 банк обязан отклонить документы при любом расхождении, каким бы «выгодным» оно ни казалось. Груз простоял в порту отправления две недели, пока стороны переоформляли инвойс и заново согласовывали документы с банком — итоговая задержка и демередж обошлись дороже, чем сама «скидка».

Где на этом теряют деньги

1. Подмена банковских реквизитов в переписке вокруг проформы — самая дорогая ошибка, деньги уходят мошеннику безвозвратно. Проверяйте смену реквизитов только по отдельному каналу связи.
2. Расхождение цифр между проформой (под которую открыт аккредитив) и финальным инвойсом — банк по правилам документарных аккредитивов отклоняет платёж при любом несовпадении, даже в вашу пользу.
3. Заниженная стоимость в инвойсе — экономия на пошлине оборачивается доначислением, штрафом и попаданием в группу риска на таможне.
4. Несовпадение Инкотермс между проформой и финальным инвойсом — часть логистики, на которую вы не рассчитывали, ложится на вас уже после отгрузки.
5. Инвойс без печати компании или с реквизитами, не совпадающими с бизнес-лицензией — банк или таможня не принимают документ, отгрузка зависает.

Проформа и инвойс под контролем Dream View

Dream View работает как закупочный агент с фиксированной комиссией 10% от стоимости заказа: мы сверяем проформу с договором до перевода аванса, проверяем реквизиты фабрики по официальной бизнес-лицензии и следим, чтобы финальный коммерческий инвойс до последней цифры совпадал с Packing List и условиями Инкотермс перед отгрузкой.

Получили от фабрики проформу и не уверены, что в ней всё корректно? Пришлите документ на orders@dreamviewchina.com или в Telegram t.me/dreamviewchina — бесплатно проверим цифры, реквизиты и условия до того, как вы переведёте деньги.